لماذا تحتاج الشركة إلى دورة مشتريات واضحة؟
عندما يتم الشراء بالمكالمات والرسائل فقط، يصبح من الصعب معرفة من طلب الشراء ومن وافق عليه وهل الكمية المستلمة تطابق ما تم طلبه.
دورة مشتريات منظمة تعطي الشركة مسارًا واضحًا لكل عملية.
المراحل الأساسية لدورة المشتريات
- ✓ طلب شراء داخلي.
- ✓ مراجعة وموافقة.
- ✓ الحصول على عروض أو اختيار المورد.
- ✓ إصدار أمر شراء.
- ✓ استلام المواد أو الخدمات.
- ✓ استلام فاتورة المورد.
- ✓ المراجعة والتسجيل المحاسبي.
ما الفرق بين طلب الشراء وأمر الشراء؟
طلب الشراء يعبر عن احتياج داخلي داخل الشركة.
أما أمر الشراء فهو مستند رسمي يحدد ما تم الاتفاق على شرائه من المورد من حيث الأصناف والكميات والأسعار والشروط.
لماذا يجب ربط الاستلام بأمر الشراء؟
الربط يسمح بمقارنة ما تم طلبه بما وصل فعليًا.
هذا يساعد على اكتشاف النقص أو الزيادة ويجعل فاتورة المورد قابلة للمراجعة مقابل مستندات العملية.
أين تدخل الحسابات في الدورة؟
بعد إثبات الاستلام ومراجعة الفاتورة، تنتقل القيمة إلى الحسابات وفق السياسات المتبعة.
وجود المستندات داخل نظام واحد يساعد المحاسب على معرفة أصل الالتزام بدل تسجيل فاتورة منفصلة عن العملية.
المشتريات داخل NOZOM .cloud
ربط الطلبات وأوامر الشراء والاستلام والمخزون والحسابات يساعد الشركة على بناء رقابة أفضل على الإنفاق والموردين.