لماذا تصبح إدارة الشيكات مشكلة مع زيادة العمل؟
قد تبدأ الشركة بعدد محدود من الشيكات يمكن متابعته يدويًا، لكن مع زيادة العملاء والموردين وتعدد تواريخ الاستحقاق يصبح الاعتماد على الذاكرة أو ملفات Excel مصدرًا للأخطاء.
المشكلة ليست في تسجيل رقم الشيك فقط، بل في معرفة مكانه الحالي، تاريخ استحقاقه، البنك، الطرف المرتبط به، هل تم إيداعه، وهل تم تحصيله بالفعل.
دورة حياة الشيك الوارد
- ✓ استلام الشيك من العميل.
- ✓ تسجيل البنك ورقم الشيك والقيمة وتاريخ الاستحقاق.
- ✓ الاحتفاظ به حتى تاريخ الإيداع.
- ✓ إيداع الشيك في البنك.
- ✓ تأكيد التحصيل عند دخوله للحساب.
- ✓ تسجيل الارتجاع وسببه إذا لم يتم التحصيل.
وماذا عن الشيكات الصادرة؟
الشيكات الصادرة تحتاج إلى نفس مستوى المتابعة، لأن الشركة يجب أن تعرف الالتزامات القادمة قبل حلول موعدها.
وجود سجل للشيكات الصادرة يساعد الإدارة على التخطيط للسيولة ومعرفة المبالغ المستحقة خلال الأيام والأسابيع القادمة.
- ✓ المورد أو المستفيد.
- ✓ الحساب البنكي المسحوب عليه.
- ✓ رقم الشيك.
- ✓ قيمة الشيك.
- ✓ تاريخ الإصدار.
- ✓ تاريخ الاستحقاق.
- ✓ الحالة الحالية.
ما الحالات التي يجب أن يتابعها النظام؟
- ✓ جديد أو مستلم.
- ✓ آجل حتى تاريخ الاستحقاق.
- ✓ جاهز للإيداع.
- ✓ تم الإيداع.
- ✓ تم التحصيل.
- ✓ مرتجع.
- ✓ ملغي عند الحاجة.
لماذا الربط بالحسابات مهم؟
إدارة الشيكات تصبح أقوى عندما لا تكون قاعدة بيانات منفصلة عن الحسابات والعملاء والموردين.
ربط الشيك بالطرف والمعاملة الأصلية يساعد المستخدم على فهم سبب الشيك والمبلغ الذي يغطيه بدل التعامل معه كرقم مستقل.
كيف تساعدك NOZOM .cloud؟
تطبيق الشيكات في NOZOM .cloud يساعدك على تنظيم الشيكات الواردة والصادرة ومتابعة المواعيد والحالات من مكان واحد بدل الملفات المتفرقة.
الهدف أن يعرف فريق الحسابات والإدارة ما الذي يستحق قريبًا وما تم إيداعه وما تم تحصيله وما يحتاج إلى إجراء.